Taakomschrijving van de secretaris Stichting De Schans.
De secretarisfunctie is een van de bestuurlijke pijlers van een organisatie.
De secretaris wordt wel gekarakteriseerd als ‘het ‘geheugen’ van de organisatie.
Hij/zij is verantwoordelijk voor het verzamelen, ordenen en op een toegankelijke wijze opbergen van informatie. Bepaalde werkzaamheden, bijvoorbeeld het notuleren, kunnen worden uitbesteed. De secretaris blijft echter wel de
eindverantwoordelijkheid houden.
Het profiel van een secretaris:
Allereerst is het natuurlijk van belang dat de secretaris binding voelt met de organisatie. Daarnaast zijn er bepaalde eigenschappen en vaardigheden die bij de functie van secretaris goed van pas komen. Als u plezier heeft in ‘pen en papier’, redelijk ordelijk bent en als u het leuk vindt om als spin in een informatieweb te fungeren is een secretarisfunctie is voor u.
Functieprofiel van een secretaris
o plezier hebben in papier
o hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden
o redelijk kunnen schrijven
o ordelijk zijn
o overweg kunnen met de computer
o contactuele vaardigheden
De secretaris heeft een viertal hoofdtaken:
- het opzetten en bijhouden van het papieren en elektronisch archief
- het bijhouden van de ouders/verzorgers- en vrijwilligersadministratie
- het voorbereiden van vergaderingen, in overleg met de voorzitter; de verslaglegging en beantwoording van ingekomen post
- het in de gaten houden van de bestuurlijke regels
De secretaris is bij uitstek de persoon die informatie voor de interne en externe nieuwsvoorziening (denk aan de website) kan aanleveren.
Het archief
Dit onderdeel van de functie van secretaris omvat het verzamelen en opschrijven van informatie en het vormen van dossiers. Stukken en dossiers kunnen worden gesorteerd naar soort, jaartal en onderwerp bijv. ingekomen post 2006, notulen bestuur 2006 en formele bevoegdheden. Maak ook afspraken over welke stukken hoe lang bewaard moeten worden.
De ouders/verzorgers- en vrijwilligersadministratie.
Globale informatie, voornamelijk NAW-gegevens, over de bewoners, hun ouders/verzorgers en over de vrijwilligers wordt bijgehouden. Regelmatig wordt een herziening van deze informatie verspreid onder de ouders/verzorgers.
Vergaderingen
Dit onderdeel van de functie van secretaris houdt in:
o bekend maken wanneer, waar en hoe laat een vergadering is
o opstellen van een vergaderrooster
o opstellen van een agenda (opening, vaststellen agenda, notulen, mededelingen, ingekomen en uitgaande post, agendapunten, rondvraag en sluiting)
o in overleg met de voorzitter bekijken welke ingekomen stukken besproken moeten worden
o de stukken tijdig toesturen
o de ingekomen post toelichten
o verslag / besluitenlijst (laten) maken, uitwerken en rondsturen
o ingekomen stukken beantwoorden
Het bestuur besluit over de vorm van het verslag; een letterlijk verslag, een besluitenlijst of een verslag in grote lijnen. De secretaris werkt het verslag of besluitenlijst snel uit, stuur het niet later dan een week voor de volgende vergadering toe.
Bestuurlijke regels
Eén van de taken van de secretaris is het alert zijn op de juiste toepassing van de bestuurlijke regels in de organisatie.
Enkele voorbeelden van deze regels zijn:
o check of de besluiten kloppen met de statuten en het huishoudelijk reglement
o check de namen van de bestuursleden met de namen in het register van de Kamer van Koophandel
o houd de gegevens bij in het rooster van aftreden, geef aan wanneer er een verkiezing nodig is
o check of een besluit statutair genomen kan worden of in strijd is met het huishoudelijk reglement